Uma equipe engajada e produtiva é a realização de qualquer empresa. Entretanto, sabemos que não é fácil despertar o engajamento e incentivar a produtividade da equipe.
O aumento da produtividade está diretamente relacionado a produzir mais com menos recursos, mas mantendo a qualidade e satisfação dos clientes.
A produtividade é a otimização dos recursos. Entende-se por recursos: materiais, dinheiro, tempo, entre outros fatores envolvidos no processo de produção de materiais ou prestação de serviços.
Fator tempo
O tempo é um recurso utilizado por quem deseja ser mais produtivo. Otimizar o tempo não é sinônimo de fazer tudo correndo, pois atividades mal feitas geram retrabalho e resultam em mais horas desperdiçadas.
O foco deve ser na gestão do tempo, buscando organizar melhor as tarefas.
A produtividade em equipe possui muitos gargalos, mas o principal deles continua sendo a comunicação. A falta de um canal aberto e a falta de clareza nas informações podem diminuir a produtividade da equipe.
É necessário verificar a quantidade de tarefas que a equipe consegue realizar, a quantidade de tarefas simultâneas que ocorrem e o número de feedback que é preciso fornecer para a equipe realizar todas as tarefas.
Pequenas mudanças no dia a dia podem definir o fato produtividade na empresa, confira a seguir algumas dicas:
Algumas empresas focam tanto no negócio que esquecem de aplicar ações de gestão de pessoas. Bater metas, melhorar o faturamento e os resultados são quesitos importantes para o negócio.
Entretanto, só é possível realizar tudo isso com a ajuda da equipe que precisa estar motivada e produtiva. Para isso, ouça o que a equipe tem a dizer, valorize os membros e saiba conduzir quando a equipe estiver sobrecarregada.
Uma equipe é formada por personalidades diversas, cada um tem seu temperamento, habilidade e modo de ser.
Entender a junção das pessoas em uma equipe funciona é o primeiro passo para identificar os pontos fortes e fracos da equipe. Todo mundo é bom em alguma coisa, mas tem dificuldade em outra. Saber aproveitar a qualidade de cada um e trabalhar para minimizar as fraquezas é um bom ponto.
Não negue, existem tarefas na empresa que são desnecessárias ou que podem ser automatizadas, poupando o tempo do trabalhador e da equipe.
É necessário mapear e eliminar ou automatizar essas tarefas que não necessitam de uma pessoa para executá-las.
É desestimulante para um profissional ou sua equipe ter que realizar tarefas à mão como o envio de mais de trinta e-mails manualmente ou confecção de recibos.
Trabalhar com metas é bastante efetivo quando se trata de produtividade em equipe. Para isso é importante estabelecer o seguinte:
● Metas claras: todos sabem exatamente o que se espera conquistar.
● Metas possíveis: as metas devem ser reais e atingíveis.
A comunicação interna clara e transparente ajuda a trazer melhores resultados para sua equipe. Evitando desentendimento, fofoca e confusão.
O melhor caminho para aumentar a produtividade é informar, motivar e conversar. Veja algumas dicas para colocar em prática e melhorar a comunicação da equipe na empresa:
● Esclareça quais são as expectativas;
● Dê feedbacks sempre que necessário;
● Elogie um trabalho bem feito;
● Estimule a colaboração entre as equipes;
● Faça reuniões regulares.
Essas e outras medidas melhoram o alinhamento da equipe fazendo com que todos saibam qual caminho trilhar, andando com a empresa.
A falta de estrutura ou infraestrutura pode afetar a produtividade das equipes.
O ambiente de trabalho e tudo que o compõe, assim como os equipamentos, ou a falta deles, afeta diretamente na produtividade da equipe.
Imagine, por exemplo, que quando um determinado setor precisa de cópias de documentos, ele precisa se dirigir a uma sala ao final do corredor para obter suas cópias. Agora multiplique essa tarefa várias vezes ao dia e confira o quanto de desperdício de tempo e falta de produtividade existe nisso.
Esteja atento às necessidades de estrutura ou infraestrutura para a realização do trabalho de sua equipe.
A falta de um plano de carreira, um norte ou uma possibilidade de melhora no trabalho gera muita desmotivação e procrastinação nos colaboradores.
É importante determinar oportunidades de crescimento e desenvolvimento dentro da empresa. Isso mantém as pessoas motivadas.
Considere novos desafios, oportunidades e recompensas.
Vale-transporte, décimo terceiro salário, PLR são benefícios obrigatórios. Vale-alimentação, vale-refeição e plano de saúde são opcionais oferecidos pelos sindicatos ou empresas. Tudo isso é ótimo e impacta positivamente na vida de cada colaborador.
Entretanto, existem outros benefícios que motivam e auxiliam no bem-estar ou até no desenvolvimento pessoal e profissional de cada um como passe para academia, auxílio para o aprendizado de uma língua estrangeira, bolsa de estudos, entre outros.
A falta de um controle no gerenciamento de tarefas pode atrapalhar o fluxo de trabalho e afetar a produtividade da equipe. Por isso, conte com um sistema de gerenciamento de tarefas.
Existem softwares livres para uso e também sistemas de gestão administrativa que permitem realizar um planejamento diário, acompanhar a evolução das tarefas, entre outros.
Estudos revelam que quantidade de tempo trabalhado não significa produtividade. A pausa para o descanso é necessária para manter o ritmo de trabalho, descansar a cabeça, relaxar e conversar com outras pessoas.
Os intervalos são necessários e não inimigos da produtividade.
Investir na construção e fortalecimento de times, realizando momentos de trocas e interação são muito efetivos para a produtividade da equipe. Assim como realizar confraternizações com seu time.
Dinâmicas de grupo podem evidenciar amizades, revelar talentos e renovar a motivação da equipe.
Quer uma ajudinha nessa parte? A equipe da Vinho Tinta é especialista em proporcionar Team Buildings, a experiência que a empresa proporciona oferece pintura em tela enquanto o time degusta uma bela taça de vinho. A atividade visa desenvolver softs skills da equipe e celebrar um momento de descontração. Clique aqui e conheça mais dessa incrível experiência!
Produtividade difere de sobrecarga de trabalho. Muitas vezes o atraso ou a falta de entregas de trabalho se deve a alguma sobrecarga presente em um setor ou de responsabilidades de um colaborador.
Mais que classificar as atividades em urgentes, inadiáveis e as que podem aguardar, é necessário, algumas vezes, uma força tarefa de auxílio ao setor. Estejam preparados para momentos de fluxo intenso de trabalho.
A melhoria contínua segue o princípio de que não há nada tão bom que não possa se tornar ainda melhor. Existem metodologias como o Lean Six Sigma que aplicam estratégias e ferramentas de melhoria e redução de desperdícios, é uma ótima escolha para a produtividade de um time.
A metodologia Lean Six Sigma é uma estratégia gerencial, ela foca em como o trabalho e a rotina serão desenvolvidos para melhorar os processos na empresa.
Muitas plataformas de e-commerce, por exemplo, enfrentam hoje o problema na entrega dos produtos. Uma das questões da gestão dessas empresas é como melhorar o processo de entrega de mercadorias?
Vejamos como resolver a questão por meio do método Lean Six Sigma e da ferramenta DMAIC:
O DMAIC é uma ferramenta utilizada na metodologia Lean Six Sigma que significa definir, medir, analisar, controlar e melhorar.
É, na verdade, um ciclo composto de etapas de melhoria. Vejamos como cada um funciona:
Essa etapa visa mapear as oportunidades de melhoria em algum processo da empresa, onde também são definidos os objetivos dessa ação.
Definir também é identificar quem irá participar desse processo e qual é a meta final que se deseja atingir.
Melhorar o processo de entrega de mercadorias pela empresa, por exemplo, tem por objetivo aumentar a satisfação dos clientes e a agilidade nas entregas.
Além disso, envolve a organização dos estoques, o tempo que leva para despachar uma mercadoria e quais são as parcerias logísticas.
Essa etapa faz a quantificação do cenário atual. Existe algum processo gerando desperdício e retrabalho? Quanto isso está gerando de defasagem no caixa da empresa?
Aqui vale utilizar medições, gráficos de tendências, estatísticas e indicadores.
É importante mapear o tempo de entrega médio das mercadorias, quais são as tendências e localidades abrangidas.
Essa etapa visa a identificação da raiz do problema. Quais seriam as possíveis causas, qual a correlação dos acontecimentos?
A análise é importante para conduzir os esforços para melhoria.
Qual a causa do atraso na entrega das mercadorias? É a falta de parceiros logísticos, é a falta de organização dos estoques e da equipe que cuida do envio das mercadorias?
Após definir, medir e analisar é necessário colocar em prática as oportunidades de melhoria identificadas. Realizar testes e colocar em ação as soluções propostas.
Otimizar a organização dos estoques, criar fluxos de processo e implantar, firmar parcerias com empresas logísticas, entre outras ações que podem melhorar a entrega das mercadorias.
O ciclo DMAIC termina na etapa de controle, ou seja, no acompanhamento das ações aplicadas no processo da melhoria contínua.
As mercadorias estão chegando em menos tempo ao destino? Como garantir a continuidade com qualidade?
A metodologia Lean Six Sigma se torna muito profunda em vários aspectos e destaca a figura do líder na importância da condução da equipe para a resolução dos problemas e melhoria dos processos.
A metodologia costuma utilizar classificações como white belt, yellow belt, green belt, black belt e master black belt como etapas para implantação da melhoria contínua, desenvolvimento de equipes e lideranças.
Definir prioridades para as tarefas é necessário para gerir melhor o trabalho e aumentar a produtividade. Uma ferramenta muito útil para isso é a matriz GUT, sua principal função é ajudar a identificar e organizar a priorização de tarefas.
A Matriz GUT significa Gravidade, Urgência e Tendência, são critérios que ajudam a definir as prioridades. Essa ferramenta gerencial foi desenvolvida nos anos 1980 por especialistas em resolução de problemas Benjamin Tregoe e Charles Kepner.
Em uma empresa existem diversas tarefas e problemas que são urgentes e importantes. Mas se tudo for urgente, acaba que nada é urgente.
É preciso saber separar o que é urgente e prioridade do que é importante, mas não urgente.
Esse é o objetivo da matriz GUT, identificar a urgência e necessidade das tarefas para criar um fluxo de trabalho mais eficiente, cumprindo os prazos de execução.
Vejamos a seguir os elementos: gravidade, urgência e tendência utilizados para classificar tarefas e problemas.
A gravidade é o impacto do problema ou tarefa não resolvida a tempo.
Por exemplo, um defeito na produção de um produto se não for corrigida a tempo pode interromper a produção, suspender as vendas gerando grandes perdas financeiras e de clientes.
Portanto, no item gravidade, é necessário avaliar os impactos que geram a não resolução de uma tarefa ou problema em curto, médio e longo prazo.
Urgência corresponde diretamente ao fator tempo para concluir determinada tarefa.
Existem prazos que podem ser negociáveis e prazos inegociáveis. O atraso no envio das informações dos empregados ao governo poderá gerar multa, por exemplo.
É importante sempre respeitar os prazos de atividades legais para permanecer em dia com as obrigações fiscais.
De forma geral, os prazos que envolvem órgãos públicos, clientes e parceiros são mais rígidos, enquanto questões internas da empresa são mais flexíveis.
A tendência representa a evolução da não execução de uma tarefa ou não resolução de um problema.
A pergunta correta a ser feita é se o problema tende a crescer ou se permanecerá estável por um tempo até que seja solucionado.
Esse é um critério útil para tarefas e problemas que não sejam tão urgentes.
Faça uma lista das tarefas e problemas que precisam ser resolvidos e siga os seguintes passos de classificação utilizando uma escala de 1 a 5:
Gravidade
1 = nada grave
2 = pouco grave
3 = grave
4 = muito grave
5 = extremamente grave
Urgência
1 = pode esperar
2 = pouco urgente
3 = urgente, merece atenção rápida
4 = muito urgente, deve ser a prioridade zero
5 = urgentíssimo e inadiável, necessidade de ação imediata
Tendência
1 = manterá a estabilidade
2 = vai piorar a longo prazo
3 = vai piorar a médio prazo
4 = vai piorar a curto prazo
5 = vai piorar imediatamente.
Dessa maneira fica mais fácil organizar as tarefas que precisam ser realizadas.
Matriz GUT é uma ferramenta de apoio à organização e a produtividade no trabalho. Após classificar a lista de tarefas, é preciso identificar os tópicos mais graves e urgentes com alta probabilidade de piorar com o tempo, e transformar essas informações em um plano de ação para solucionar as questões.
O planejamento deve incluir os responsáveis pela resolução de cada tarefa, como deverá ser conduzida e quais são os prazos para conclusão.
Ao gestor cabe coordenar a execução das ações e, se necessário, dividir as tarefas em partes menores que facilitem o trabalho e a produtividade da equipe.
É importante garantir que os problemas mais graves e urgentes sejam resolvidos primeiro e em ordem decrescente.
Podemos observar que o fator da produtividade da equipe de trabalho envolve muitos aspectos, desde fatores individuais até questões organizacionais.
Com algumas ações e implantação de metodologias é possível analisar, quantificar e classificar as questões que envolvem a produtividade no trabalho.
É importante lembrar que cada empresa tem seu próprio contexto e deve saber avaliar o que melhor se aplica a sua necessidade. Partindo primeiramente de soluções mais simples e práticas, para as mais complexas.
A melhoria contínua deve ser sempre colocada em prática a fim de reavaliar os processos, tornando-os mais eficientes, eliminando o retrabalho e os desperdícios. Otimizando o tempo e o uso dos recursos da empresa.
Nós da Vinho Tinta acreditamos na melhoria contínua das empresas e no desenvolvimento das equipes de trabalho. Oferecemos uma experiência inovadora que pode ser personalizada conforme a necessidade de treinamento do seu time.
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